結論｜ChatGPTには条件を伝えて下書きを作ってもらい、確認してから送信する
ChatGPTでメールを作成するときは、「誰に」「何を伝えたいか」「どんな書き方にしたいか」を具体的に伝えましょう。完成した文章は下書きとして扱い、宛先・日付・金額・約束の内容を確認してから送信することが大切です。
基本の流れは、次の3つです。
- 条件を伝える：相手・目的・必要な情報・文体を指定する
- 文章を整える：長さや言い回しを、自分の状況に合わせて修正する
- 確認して送る：事実や宛先、添付ファイルを確認してから送信する
難しい指示文を覚える必要はありません。伝えたいことを箇条書きにして、「この内容で丁寧なメールを作成してください」と頼むところから始められます。
この記事では、ChatGPTでメールを作成する基本手順と、依頼・お礼・お断りに使える指示文やメール例を紹介します。
ChatGPTでメールを作成する基本の3ステップ
1．相手・目的・伝えたい内容を整理する
最初に、次の項目を決めておきます。すべてを埋める必要はありませんが、文章に影響する情報は伝えましょう。
| 項目 | 入力する内容の例 |
|---|---|
| 相手 | 取引先の担当者、上司、同僚 |
| 目的 | 資料を依頼する、お礼を伝える、提案を断る |
| 必ず入れる内容 | 必要な資料、確認したい点、回答期限 |
| 文体 | 丁寧、親しみやすい、簡潔 |
| 長さ・形式 | 短め、件名付き、本文は3段落程度 |
| 避けたいこと | 事実にない理由や約束を加えない |
たとえば「依頼メールを書いて」だけでは、何を誰に頼むのかが伝わりません。
「取引先の担当者に、打ち合わせ前の資料送付を依頼したい」と説明すると、メールの目的が明確になります。
OpenAIの公式ガイドでも、目的・必要な背景・出力形式・守ってほしい条件を伝え、回答を見ながら修正する方法が案内されています。
参考：OpenAI公式「Prompting」
2．ChatGPTに下書きを作ってもらう
ChatGPTのチャット入力欄に、条件と依頼内容を入力します。
迷ったときは、次の指示文を使ってみてください。「指示文」は、プロンプトとも呼ばれます。
次の条件で、日本語のメールの下書きを作成してください。
・相手：【誰に送るか】
・目的：【何を伝えたいか】
・必ず入れる内容：【事実や要望を箇条書き】
・文体：【丁寧・やわらかめ・簡潔など】
・形式：件名と本文書いていない事実・理由・期限・約束は追加しないでください。
不明な点は推測せず、本文とは別に確認事項として示してください。
メールの送信はせず、文章だけ作成してください。
【 】の部分を自分の状況に置き換えて使います。氏名や会社名は仮名にし、実際の情報はメールソフトへ貼り付けたあとで入力する方法もあります。
3．文章を調整してからメールソフトへ貼り付ける
最初の回答が少し硬かったり、長すぎたりしたら、同じチャットで追加の指示を出します。
内容は変えずに、もう少し短くしてください。
取引先向けの丁寧さを保ちながら、自然な言葉に直してください。
相手にお願いしたいことが、早い段階で伝わる構成にしてください。
文章が整ったら、メールソフトへ件名と本文を貼り付けます。宛先や署名などを入力し、内容を確認してから送信しましょう。
以下のメールは、記事用に作成した例文です。【 】の部分は、送信前に実際の内容へ置き換えてください。
依頼メールの作り方と例文
依頼メールでは、何をしてほしいのか、いつまでに必要なのか、その理由は何かが伝わるようにします。
期限が決まっていない場合は、AIに適当な日付を決めてもらわず、まず自分で確認しましょう。
ChatGPTに入力する指示文
取引先の担当者へ、資料の送付をお願いするメールの下書きを作成してください。
・依頼するもの：【サービス名】の最新のサービス紹介資料と料金表
・目的：次回の打ち合わせまでに社内で確認するため
・希望期限：【○月○日】
・期限までの送付が難しければ、送付可能な時期を教えてほしい
・文体：丁寧で簡潔
・形式：件名と本文【 】はそのまま残してください。書いていない事情や約束は加えないでください。
依頼メールの例文
件名：【サービス名】の資料ご送付のお願い
【相手の会社名】
【相手の氏名】様いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】です。次回の打ち合わせに向けて社内で確認したく、【サービス名】の最新のサービス紹介資料と料金表をお送りいただけますでしょうか。
【○月○日】までにいただけますと幸いです。
ご対応が難しい場合は、送付可能な時期をお知らせください。お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
【署名】
ポイントは、依頼するものを具体的に示すことです。「資料をお願いします」だけよりも、「最新のサービス紹介資料と料金表」と書いたほうが、相手が対応しやすくなります。
また、初めて連絡する相手なら、冒頭の挨拶や自己紹介も関係に合わせて変更しましょう。
お礼メールの作り方と例文
お礼メールでは、何に対して感謝しているのかを具体的に書くと、気持ちが伝わりやすくなります。
「大変勉強になりました」だけで終わらせず、説明してもらった内容や助かった点を一つ添えてみましょう。
ChatGPTに入力する指示文
取引先との打ち合わせ後に送る、お礼メールの下書きを作成してください。
・本日、オンラインでサービスの説明を受けた
・導入までの流れとサポート内容がよく分かった
・共有された資料を社内で確認する予定
・導入するかどうかは、まだ決まっていない
・文体：丁寧で自然
・形式：件名と本文導入を約束する表現や、回答期限は追加しないでください。宛名と署名は【 】で示してください。
お礼メールの例文
件名：本日の打ち合わせのお礼
【相手の会社名】
【相手の氏名】様いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】です。本日はオンラインでご説明いただき、ありがとうございました。
導入までの流れやサポート内容を具体的に伺うことができ、理解が深まりました。ご共有いただいた資料をもとに、社内で確認いたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
【署名】
まだ決めていないことまで、前向きに言い切る必要はありません。
「導入に向けて進めます」「近日中に必ず回答します」といった文が加わっていたら、実際の予定と合っているかを確認してください。
お断りメールの作り方と例文
お断りのメールは、言葉をやわらげすぎると、結論が伝わらなくなることがあります。
提案へのお礼を伝え、見送ることを明確にし、必要な範囲で理由を添えると整理しやすくなります。
ChatGPTに入力する指示文
取引先から受けたサービス提案を、今回は見送るメールの下書きを作成してください。
・提案と説明の時間をいただいたことには感謝している
・社内で検討した結果、現在の予算では導入が難しい
・今回は導入を見送ることが決まっている
・文体：丁寧で、結論が伝わる文章
・形式：件名と本文今後の契約や再検討は約束しないでください。書いていない理由は追加せず、宛名と署名は【 】で示してください。
お断りメールの例文
件名：【サービス名】のご提案について
【相手の会社名】
【相手の氏名】様いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】です。このたびは、【サービス名】をご提案いただき、ありがとうございました。
社内で検討した結果、現在の予算では導入が難しく、今回は見送ることとなりました。
ご説明にお時間をいただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますと幸いです。【署名】
この例文の理由は「予算」です。自分の状況と違う場合は、そのまま使わないようにしましょう。
詳しい理由を伝える必要がない場合は、ChatGPTに「具体的な理由には触れず、今回は見送ることを丁寧に伝えてください」と頼む方法もあります。
自分らしいメールに整える追加の指示
ChatGPTが作る文章が、自分の普段の書き方と合わないこともあります。その場合は、直したい点を具体的に伝えます。
| 気になる点 | 追加する指示の例 |
|---|---|
| 長すぎる | 必要な情報を残し、本文を3段落程度にしてください |
| 硬すぎる | 丁寧さを保ち、普段の仕事で使う自然な言葉にしてください |
| 謝りすぎている | 謝罪の表現が重複しているので、1か所にまとめてください |
| 結論が分かりにくい | 挨拶のあとに、依頼内容や回答を先に書いてください |
| 相手との距離感が違う | 社内の同僚向けに、簡潔で親しみのある文体にしてください |
修正を頼むときには、「事実・日付・金額・依頼内容は変えないでください」と添えると、何を保ってほしいかが伝わります。
ただし、指示を入れても誤りがなくなるとは限りません。修正後の文章も、元の条件と見比べましょう。
個人情報や社外秘の情報は、入力前に確認する
実際のメールをそのまま貼り付けると、本文だけでなく、署名や過去のやり取りに含まれる情報も入力することになります。
会社名・氏名・メールアドレス・電話番号など、下書き作成に不要な情報は削除したり、仮名に置き換えたりしましょう。契約条件や未公開の情報などは、名前を消すだけでは十分とは限りません。
返信を作る場合も、長いやり取りを丸ごと入力する前に、必要な部分だけに絞れるかを考えてみてください。
業務で利用する際は、会社が認めたサービスやアカウントを使い、社内のルールに従いましょう。
詳しくは、生成AIの注意点｜個人情報の扱いと回答の確認方法で解説しています。
送信前に確認したい6つのポイント
文章が自然でも、内容まで正しいとは限りません。OpenAIも、回答を利用する前に、重要な名前・日付・数値や、根拠のない仮定を確認するよう案内しています。
参考：OpenAI公式「Use ChatGPT」
メールでは、次の6つを確認しましょう。
- 宛先・宛名：送信先、CC・BCC、会社名、氏名、敬称は正しいか
- 日付・数字：期限、曜日、時刻、金額、数量に間違いはないか
- 事実・約束：伝えていない理由や、守れない約束が加わっていないか
- 伝えたい結論：依頼内容や、承諾・お断りの意思が明確か
- 添付・リンク：必要なファイルが添付され、リンク先が正しいか
- 置き換え漏れ：【相手の氏名】などの仮の表記が残っていないか
「本日」「明日」といった表現も、下書きを作った日と送信日が違う場合は修正が必要です。
また、「資料を添付しました」と書かれていても、文章を作成しただけでは、実際のメールにファイルは添付されません。送信画面で確認してください。
ChatGPTには、伝えたい内容を文章に整えてもらいましょう。最後に相手との関係や実際の状況に合わせて読み直せば、自分の意図が伝わるメールに仕上げやすくなります。
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